Statutter for Mysen Menighetshus BETANIA
I. Sameieavtale for Mysen Menighetshus – Betania av 12.10.2012
§1 Organisasjon
Mysen menighetshus Betania er et sameie mellom Mysen Normisjon og Mysen menighet.
Sameiet har det forretningsmessige ansvar for ombygging, drift og vedlikehold av
menighetshuset på basis av vedtatt sameieavtale og vedtekter for menighetshuset.
§ 2 Eiendomsforhold
Sameiets eiendom blir ved godkjennelse av denne avtale:
Storgt. 17,1850 Mysen, Gnr.230, Bnr. 150
Eiendomsforholdet skal til en hver tid være 50/50. Begge parter har hjemmel på eiendommen. Sameiets grunnkapital er verdien av eiendommen og menighetens innsamlede midler.
§ 3 Styrets sammensetning
Sameiet ledes av et styre på 4 medlemmer. Hver av sameierpartene velger 2 medlemmer og 1 varamedlem. Styret velges for 2 år av gangen. Hvert år går 1 styremedlem fra hver av partene ut, – det første året ved loddtrekning.
Styremedlemmer kan gjenvelges.
Varamedlemmer velges for 1 år om gangen. De kan gjenvelges.
Styret konstituerer seg selv. Leders funksjonstid er 1 år, men med mulighet for gjenvalg. Lederfunksjonen bør over tid fordele seg likt mellom partene.
Leder har dobbeltstemme ved stemmelikhet.
Det utarbeides egne retningslinjer for styrets arbeid som godkjennes av eierne.
§ 4 Økonomi
Sameiets styre har i følge § 1 det økonomiske ansvar for menighetssenterets drift.
Styret fastsetter leiepriser både til eiernes bruk og eksterne leietakere.
Styret skal utarbeide årlig budsjett og vedlikeholdsplan for huset som sammen med revidert regnskap og årsberetning framlegges på eiermøte hvert år.
Budsjett, regnskap og årsberetning godkjennes av Mysen menighetsråd og styret i Normisjon Mysen.
Menighetshusets regnskap organiseres som et eget ansvarsområde innenfor Mysen menighetsråds regnskap. Netto resultat avsettes på bundet fond til drift og vedlikehold av menighetshuset.
Eventuelt vedtak om låneopptak må fattes i sameiernes organer.
§ 5 Eiermøte
Innen 01.03 hvert år møtes sameierpartene og sameiets styre for:
1. Gjennomgang av budsjett, regnskap og årsberetning
2. Vedlikeholdsplan
3. Annet (brukererfaringer, utleiepraksis osv)
§ 6 Bruksrett/utleie
Mysen Normisjon og Mysen menighet har samme bruksrett til menighetshuset og har fortrinnsrett ved utleie.
Utleie kan skje til foreninger, institusjoner, private, ideelle og humanitære organisasjoner, eller annen virksomhet som ikke strider mot husets egenart.
Styret kan delegere utleieansvaret.
Styret har ansvar for å sette opp og koordinere møte-/bruksplan for menighetshuset for ½ år om gangen. Planen settes opp på grunnlag av forslag fra brukerne. Brukerne inviteres til ett brukermøte i året.
§ 7 Oppløsning
Sameiet kan ikke tvangsoppløses etter Sameielovens § 15.
Hvis sameiet oppløses og avvikles ved salg, skal andelseierne dele verdiene likt mellom seg.
Sameieavtalen er gjensidig bindende i 10 år med mindre partene blir enige om kortere tid.
Dersom en av partene ønsker å tre ut av sameiet, må dette skje med minst 2 års varsel. Den gjenværende part har forkjøpsrett.
Uttredende part kan
a) tilby gjenværende part å overta andelen der økonomisk oppgjør skjer på grunnlag av verditakst med fradrag av eventuell pantegjeld. Verditakst settes av takstmann som begge parter enes om, – eventuelt gjennomsnitt av verditakst satt av hver parts takstmann.
Av nettobeløpet utbetales 50 % til den uttredende part. Lavere prosentsats kan avtales.
Uttredende part kan tilby gjenværende part å overta andelen vederlagsfritt.
b) selge sin andel til en ny part. Dette må godkjennes av gjenværende part.
§ 8 Tvister
Tvister som oppstår i forbindelse med denne avtalen avgjøres av en nemnd hvor hver av partene oppnevner 1 representant og en uhildet representant som begge parter enes om.
§ 9 Vedtektsendringer
Forandringer i denne sameieavtalen kan kun skje etter forslag fra styre og etter vedtak i eierorganisasjonene.
§ 10 Denne avtale trer i kraft fra 01.01.2013
§ 11 Tinglysning
Denne sameieavtale tinglyses som en heftelse på Mysen menighetshus Betania.
II Retningslinjer for styrets arbeid.
Om valg av styre og styrets oppgaver. se §3 og 4 i sameieavtalen.
1 Organisering av styrets ansvarsområde.
Styret oppretter følgende underutvalg og funksjoner, og delegerer ansvar til disse:
a. Teknisk utvalg for lyd, lys og bilde
Har ansvar for de tekniske installasjoner som brukes ved arrangement. (Lyd lys bilde) De holder oversikt over det aktuelle materiell og påser at det er i orden. Utarbeider regler for bruk av utstyret. Sørger for opplæring av de som skal betjene dette. Utvalget består av —- (Består av personer med nødvendig kompetanse på området)
b. Faglig tilsyn for bygget.
Tilsynet skal foreta befaringer av huset med dets driftsinstallasjoner (ikke lyd, lys, bilde). Minst en befaring i året sammen med styret. Rapportere til styret om eventuelle behov for utbedringer og avgi årlig tilstandsrapport. Utvalget består av—- (Utvalget tenkes bestå av to aktuelle fagpersoner med kompetanse på det bygningsmessige og tekniske ved bygget, samt leder av vaktmesterteamet)
c. Vaktmesterteam
Oppgaver: Oppsyn med uteområdet, rydding, snømåking, skifte av lyspærer, med mer. Styre husets fyring i fyringsperioden. Registrerer om det har oppstått behov for reparasjoner, og melder dette videre til lederen. Teamene gjør tjeneste etter en turnusordning.
Leder. Vaktmesterteamene har en hovedleder som setter opp turnus og følger opp teamene. Lederen har ansvar for fordeling og oversikt over nøkler, etter nærmere instruks. Lederen holder oversikt over at det til enhver tid forefinnes på lager tilstrekkelig av den rekvisita som hører til husets drift (Så som lyspærer, toalettpapir, papirhåndklær osv.) Behov for innkjøp meldes styret. Vaktmesterteamets hovedleder bør være medlem idet faglige tilsynet.
d. Renhold
Det ansettes egen renholder som tar ansvar for det alminnelige renhold i huset. Det utarbeides instruks for oppgaven. En eller to ganger i året organiserer styret dugnad for storrengjøring.
e) Kassererfunksjon
Styret velger egen kasserer for menighetshuset. Kassereren har ansvar for ekstern utleie, fakturering, regnskapsføring av husets drift. Dette skjer etter avtalt samarbeid med menighetskontoret. (Se for øvrig punkt i §4)
Styret kan etter behov innkalle en eller flere av lederne for undergruppene til styrets møter.
2 Styrets utleieansvar.
Fastsettelse av tidspunkt for fast bruk og utleie.
Se § 6 i sameieavtalen
a. Eiernes brukere.
Menighetens og Normisjons faste brukere er i utgangspunktet – av styret – tildelt fast tid etter egne ønsker og eventuelle tilpasninger. Disse tidspunkt har brukerne førsterett på. Dette av hensyn til forutsigbarhet i arbeidet.
Dersom noen brukere, etter en periode, ønsker å endre tidspunkt, tas dette opp med styret. Er ønskene i konflikt med andre brukeres faste tid, tas dette opp med dem for å undersøke om man kan gjøre endringer. En ønsker at flest mulig skal ha optimal bruk av huset.
Ved tildeling må det tas hensyn rimelig klargjørings- og ryddetid før og etter bruk.
Ledige tidspunkt kan disponeres etter behov. Informasjon over slik tid vil være å finne på husets elektroniske kalender (sett inn elektronisk adresse) Her føres inn tidspunkt og varighet / periode. Så langt det er mulig vil her gjelde ”først til mølla—”.
b. Eksterne leietakere.
§6 2.avsnitt:
”Utleie kan skje til foreninger, institusjoner, private, ideelle og humanitære organisasjoner, eller annen virksomhet som ikke strider mot husets egenart.”
I kap. III. 2: ”Regler for eksterne brukere av huset – utleieregler”, gis de nødvendige opplysninger om leie av Menighetshuset. Reglene vil finnes som separat dokument og være tilgjengelig sammen med andre opplysninger på husets nettside.
Kap. II kan endres av sameiemøtet / eiermøtet.
III Retningslinjer og ordensregler for intern bruk og ekstern utleie.
1 Regler for intern bruk av huset.
a. Nøkler, opplåsing og låsing.
Hver bruker / aktivitet disponerer nødvendig antall nøkler. Disse kvitteres ut av ansvarlig leder for brukeren. Denne er personlig ansvarlig for å ha oversikt over hvor nøklene til enhver tid befinner seg. Nøklene kan ikke lånes ut utenfor den aktuelle brukergruppen.
Når brukergruppen skifter hovedleder leveres nøklene tilbake til sameiestyret som kvitterer for innlevering og forestår ny utlevering.
De faste brukerne er selv ansvarlig for opplåsing og låsing etter bruk.
b. Lokalenes klargjøring – rydding og renhold.
Bruker er selv ansvarlig for å sette ut stoler og bord for sitt eget behov. Etter arrangementet ryddes møblene tilbake til ”standardmøbleringen” for rommet (dersom det vedtas noe slikt). Alternativ ryddes møblene til side for at rengjøring kan utføres (i alle fall dersom fast rengjøring etter planen skal skje før neste bruker kommer).
Dersom gruppen selv er neste bruker, og det ikke skal vaskes i mellomtiden, kan en velge å la alt stå uendret.
Møbler/utstyr som har vært i bruk, men ikke inngår i rommets faste inventar, ryddes tilbake til sin faste oppbevaringsplass/lager før neste bruker kommer.
Faste vaskerutiner fastsettes i forhold til brukerbehov og vil være å finne på oppslag i huset. Renholdsbehov utenom faste rutiner (som for eksempel pga. slaps og søle), må besørges av brukeren før en forlater huset.
Som generell regel gjelder at lokalene skal være ryddet og tilstrekkelig rene for neste bruker
c. Bruk av lyd- og bildeutstyr.
Menighetshuset har satset på å ha velegnet anlegg/utstyr. Dette innebærer store investeringer og betinger riktig bruk.
Det er utarbeidet egne retningslinjer for dette. Disse sendes alle brukerne og finnes for hånden ved styringsenheten. Det er viktig at disse retningslinjene respekteres og følges.
d. Bruk av kjøkken.
Det er viktig at kjøkkenutstyr brukes og rengjøres riktig. Alle brukere er ansvarlig for at hygieneregler følges. Se eget oppslag på kjøkkenet om bruk av utstyr og maskiner.
e. Når uhellet er ute.
Menighetshuset skal være til glede og nytte for alle som benytter det. Det er derfor viktig at vi tar vare på huset og utstyret på en god måte Alle brukere har plikt til å ta hensyn til dette ved å følge de regler som gjelder.
Dersom uhell likevel inntreffer og noe blir skadet, eller noen oppdager at noe er defekt, må dette meldes til styret med en gang. Gi melding om hva som er skadet/defekt og hvordan det hendte, dersom dere vet det. Vi er ikke ute etter å finne ”syndebukker”. Men åpenhet er en fordel for gjensidig tillit og god samvittighet. Vi kan heller ikke utelukke erstatningsansvar dersom det dreier seg om opplagt uaktsomhet.
Eventuelle skader rapporteres på eget skjema som forefinnes i huset. (hvor?) Dette oversendes til utleieansvarlig eller til styrets leder.
2 Regler for eksterne brukere av huset – utleieregler.
a, Opplysninger om leiemuligheter.
De som er interessert i å leie Menighetshuset kan gå inn på husets nettsider (mmhb.no) og der finne ledige tidspunkt (på kalender), prisliste, utleieregler og skjema for avtale om leie, samt telefon, adresse og e-postadresse til utleieansvarlig.
Opplysninger, leieskjema og regler kan også mottas ved direkte henvendelse til utleieansvarlig eller til kirkekontoret. Da fortrinnsvis som e-post.
b. Avtale om leie.
Avtale om leie skjer ved at huset reserveres for det aktuelle tidsrom og at leieavtale undertegnes og returneres.
c. Nøkler, opplåsing og låsing.
Leietaker kan hente nøkkel hos kasserer/utleieansvarlig etter avtale, eller på kirkekontoret i kontorets åpningstid. Nøkler returneres i ”droppboks” på anvist sted.
d. Lokalenes klargjøring – rydding og renhold.
Dersom ikke annet er avtalt, leies lokalene med gulvareal ryddet. Leietaker foretar møblering for eget behov. Etter bruk rydder leietaker gulvareal og setter tilbake inventar, slik en overtok huset.
Lokalene som leies ut skal være rene/vasket når leietaker kommer.
Det gjøres avtale om evt. vask etter bruk. Se prislisten.
e. Bruk av kjøkken og lyd- og bildeutstyr
Det er viktig at kjøkkenutstyr brukes og rengjøres riktig. Alle brukere er ansvarlig for at hygieneregler følges. Se eget oppslag på kjøkkenet om bruk av utstyr og maskiner.
Menighetshuset har satset på å ha velegnet anlegg / utstyr for lyd og bilde. Dette innebærer store investeringer og betinger riktig bruk.
Det er utarbeidet egne retningslinjer for bruk av lyd- og lysanlegget. Disse finnes for hånden ved styringsenheten. Det er viktig at disse retningslinjene respekteres og følges.
f. Fakturering og oppgjør
Etter arrangement, sendes faktura til leietaker i samsvar med avtalt leie.
g. Når uhellet er ute.
Menighetshuset skal være til glede og nytte for alle som benytter det. Det er derfor viktig at vi tar vare på huset og utstyret på en god måte Alle brukere har plikt til å ta hensyn til dette ved å følge de regler som gjelder.
Dersom uhell likevel inntreffer og noe blir skadet, eller noen oppdager at noe er defekt, må dette meldes til utleieansvarlig. Gi melding om hva som er skadet/defekt og hvordan det hendte, dersom dere vet det. Eventuelle skader rapporteres på eget skjema som forefinnes i huset. (angi sted)
3. Kap. III kan endres av sameiestyret, dersom det blir behov.